Användarhandbok eFrikort 4.1
Publik Information
Informationen på denna sida är publik.
Denna sida ägs och förvaltas av CGI.
1. Inledning
Välkommen till användarhandboken för dig som är användare av tjänsten eFrikort!
eFrikort är ett nationellt system som tillhandahålls av CGI och som underlättar administration kring högkostnadsskydd och frikortshantering. eFrikort lagrar information om patienters debiteringar och avgör om de har uppnått frikort eller ej.
Denna guide kommer att visa webbgränssnittets viktigaste funktioner samt hur de kan användas. Guiden förutsätter att du redan har både tillgång till och tillåtelse att logga in i tjänsten.
Denna guide är avsedd för dig som arbetar inom någon av följande regioner:
Region Stockholm
Region Gotland
Region Jämtland Härjedalen
Region Västmanland
Region Dalarna
Region Sörmland
Region Kronoberg
Region Östergötland
Region Uppsala
Västra Götalandsregionen
Region Halland
Region Norrbotten
Region Jönköping
Region Västernorrland
Region Skåne
Region Västerbotten
Region Gävleborg
Region Blekinge
Region Örebro
(Regioner markerade med orange färg är planerade att anslutas till produktionsmiljön)
2. Komma igång med eFrikort
För att få tillgång till eFrikort så måste du ha ett SITHS-kort med rätt behörigheter. För att kunna använda SITHS-kortet på datorn så behövs en kortläsare, antingen inbyggd i själva datorn eller en extern kortläsare som man kan ansluta till datorn.
Man behöver även ha programvara installerad på datorn för att kunna använda sitt SITHS-kort till att logga in i system och tjänster. Programmet heter Siths eID klient och går att få tag på via Svensk e-identitet, om du inte har fått andra instruktioner.
2.1 Logga in i eFrikorts webbgränssnitt
När du har tillgång till ditt SITHS-kort, och det praktiska är ordnat för att kunna använda det, så går det att logga in i eFrikorts webbgränssnitt med följande steg.
Observera att i exemplet nedan så används webbläsaren Edge Chromium. Gränssnittet för val av certifikat skiljer sig en del mellan webbläsare men tillvägagångssättet är detsamma.
Ange denna adress i webbläsarens adressfält: https://efrikort.cgi.se .
Du kommer till inloggningssidan för eFrikort, den ser ut såhär:
Loggar du in med en fysiskt SITHS-kort så välj valet längst ner, SITHS-kort på denna enhet.
Du får nu välja vilket "SITHS Certifikat" som ska användas för inlogg. Välj och tryck på "OK".
En ruta för pinkod till kortet visas. Ange och tryck på "OK".
Figur: Pinkod för SITHS-kort.Om du har fler än ett medarbetaruppdrag så kommer du nu få välja vilket som ska användas.
Figur: Välj medarbetaruppdrag visar en lista med valbara medarbetaruppdrag.Du är nu inloggad i webbgränssnittet.
Som användare av eFrikort kan du ha systemroll “EFK;Läsanvändare”, "EFK;BegränsadAnvändare", “EFK;Användare", "EFK;Administratör" eller "EFK;Superanvändare" i HSA-katalogen. Beroende på vilken systemroll du har så har du behörighet att utföra olika funktioner i eFrikort.
Som läsanvändare kan du :
Som begränsad användare kan du :
Registrera patientavgift (Men ej efterregistrering!)
Som vanlig användare kan du:
Som administratör kan du göra allt som en vanlig användare kan göra och dessutom:
Som superanvändare kan du göra allt som en administratör och vanlig användare kan göra och dessutom:
2.2 Ordlista
Ord | Förklaring |
|---|---|
Frikortstyp | Frikortstyp anger vilken typ av frikort det gäller, till exempel Sjukresor, Tekniska hjälpmedel eller Öppen sjukvård. |
Vårdhuvudman | Vårdhuvudman är oftast den region (f.d. landsting) som ansvarar för respektive vårdgivare, till exempel Region Stockholm, Region Norrbotten, Region Östergötland o.s.v. |
Frikort | Ett frikort tillhör en eller flera personidentiteter och håller reda på personens alla avgifter som registrerats på det aktuella frikortet. Frikortet skapas antingen när en avgift registreras eller när ett Preliminärt/Uppnått frikort registreras. Ett frikort kan ha olika status, Ej uppnått, Preliminärt, Uppnått/Slutgiltigt och Utgånget. |
OBS! Preliminära frikort
Alla regioner använder inte preliminär frikortsstatus, men eftersom det är en gemensam miljö så kan preliminär frikortsstatus visas om man söker på en patient som har fått ett utfärdat frikort hos annan region.
Arbetar man inom regionerna nedan och utfärdar ett frikort så kommer det bli slutgiltigt direkt istället för att bli preliminärt:
Region Västmanland
Region Norrbotten
3. Webbgränssnittets uppbyggnad
Gränssnittet består av tre delar:
Utrymme för vyer och meddelanden beroende på funktionsval (Arbetsfältet).
Meny för olika funktionsval (Menyfältet).
Användaruppgifter och vald vårdhuvudman (Användarfältet)
Figur: Webbgränssnittets uppbyggnad; (1) visar Arbetsfältet, (2) visar Menyfältet och (3) visar Användarfältet.
I Arbetsfältet (1) kan du fylla i olika fält och göra olika val för att nyttja de tillgängliga funktionerna i eFrikort.
I Menyfältet (2) kan du välja vad som ska visas i Arbetsfältet (1), genom att klicka på de olika rubrikerna och underrubrikerna. Observera att innehållet i Menyfältet (2) skiljer sig åt beroende på om du är inloggad som användare, administratör eller superanvändare.
I Användarfältet (3) syns den inloggade användarens användaruppgifter, vilken vårdhuvudman denne arbetar för samt en meny med inställningar när ikonen längst till höger blir klickad på.
3.1 Meddelanden
Felmeddelanden och varningar visas i arbetsfältet. Informativa meddelanden kan visas på flera olika sätt.
Felmeddelanden
Felmeddelanden visas som text mot röd bakgrund när ett fel har inträffat. Meddelandet förklarar vad som gått fel och felet måste rättas till innan det går att fortsätta. Stjärna ( * ) efter eller inuti ett fält betyder att det är obligatoriskt att fylla i fältet, och om inte detta fylls i kommer systemet att svara med ett felmeddelande.
Varningsmeddelanden
Varningsmeddelanden visas som text mot gul bakgrund och varnar användaren för att något utöver vanliga scenarion har inträffat.
Informativa meddelanden
Informativa meddelanden kan visas på flera sätt. Det kan visas som text mot blå bakgrund och förklarar händelseförloppet.
De kan även visas som popup-meddelanden i skärmens högra nederkant
4. Användare
Nedan visas alla funktioner som en vanlig användare (samt administratörer och superanvändare) har tillgång till. I kapitlet förekommer listor över åtgärder som kan utföras i Arbetsfältet vid olika scenarier, och namnet på knapparna anges då understrukna innanför citationstecken (t. ex. "Visa avgifter").
4.1 Söka frikort/Se historik
Att Söka frikort/Se historik innebär att en sökning på en personidentitet samt frikortstyp utförs. Om personen har ett aktuellt eller historiska frikort så visas detta i Arbetsfältet.
4.1.1 Söka frikort
För att söka på frikort klickar man på "Sök frikort" under Frikortshantering i menyfältet. Då visas arbetsfältet nedan:
I detta arbetsfält går det att:
Fylla i personidentitet i form av personnummer, samordningsnummer eller reservnummer.
Välja frikortstyp som ska sökas efter (i dagsläget är endast frikortstyp Öppen sjukvård aktiverad för samtliga regioner).
Söka fram frikort genom att klicka på knappen "Sök".
När sökningen har utförts kan följande fall inträffa:
OBS! Klicka här om du jobbar inom Region Stockholm eller Region Gotland
Sökningen gav ingen träff och uppgift om inträde saknas. Detta innebär att man måste fråga om personen vill gå med i eFrikort (registrera inträde).
Figur: Inträde; denna ruta visas när information om personen saknas eller om samtycke saknas.
Efter att personen har informerats om eFrikort och personen svarat ja på att registrera inträde så klickar man på "Bekräfta". Man kan därefter välja mellan att:
Om patienten inte vill göra inträde, klicka på "Avbryt" och bekräfta sedan utträde för patienten genom att klicka på knappen “Bekräfta”.
Sökningen gav ingen träff och uppgifter saknas för patienten. Det är då möjligt att:
Sökningen gav träff, d.v.s. ett frikort hittades för personidentiteten, och frikortet med tillhörande frikortsinformation visas i Arbetsfältet.
Beroende på vilken status frikortet har så kan dessa informationsfält visas på frikortet:
Personidentitet(er) - Vilken person som tillhör frikortet. Om flera personer listas innebär det att frikortet tillhör en gruppering.
Period - Giltighetsperioden för frikort.
Frikort fr.o.m. - Datumet då frikortet blev preliminärt/uppnått.
Registrerade avgifter- Summan av alla registrerade avgifter.
Kvar till frikort - Summan som är kvar att debitera innan frikortet blir preliminärt/uppnått.
Frikortstyp - Vilken frikortstyp som frikortet är.
Frikortsnummer - Nummer/identifikation på frikortet.
Vårdhuvudman - Vårdhuvudman som utfärdade frikortet.
4.1.2 Status på frikort
Det finns fyra olika typer av status på frikortet: Frikort ej uppnått, Frikort preliminärt, Frikort uppnått och Frikort utgånget. Nedan följer beskrivningar av dessa:
Frikort ej uppnått
Frikortet finns registrerat men har inte uppnått gränsen för högkostnadsbeloppet inom perioden.
Figur: Frikort ej uppnått.
När ett frikort är ej uppnått går det att:
Hantera patientens personliga inställningar genom att klicka på knappen "Hantera Person".
Utfärda ett uppnått frikort genom att klicka på knappen "Skapa frikort".
Visa frikortets avgifter och detaljer genom att klicka på knappen "Visa avgifter".
Registrera patientavgift genom att klicka på knappen "Lägg till avgift".
Frikort preliminärt
Frikortet har uppnått gränsen för högkostnadsbeloppet inom perioden men är ännu inte slutgiltigt. Efter en viss (förinställd) tid i status preliminärt övergår frikortet till att bli slutgiltigt. Anledningen till att frikortet får preliminär status är att användare/administratörer då får möjlighet att hitta och rätta till felaktig information på frikorten innan de blir slutgiltiga och exporterade till patienter/personer. Observera dock att inte alla vårdhuvudmän använder sig av preliminär status.
Figur: Frikort preliminärt.
När ett frikort är preliminärt går det att:
Hantera patientens personliga inställningar genom att klicka på knappen "Hantera Person".
Skriva ut frikort i PDF-format genom att klicka på knappen "Skriv Ut Frikort".
Visa frikortets avgifter och detaljer genom att klicka på knappen "Visa avgifter".
Registrera patientavgift genom att klicka på knappen "Lägg till avgift".
Radera frikortet genom att klicka på knappen "Radera frikort".
Om frikortet är utfärdat direkt är det möjligt att:
Rätta frikort genom att klicka på knappen "Ändra frikort".
Frikort uppnått
Frikortet har uppnått gränsen för högkostnadsbeloppet inom perioden samt övergått från preliminär status till slutgiltig.
Figur: Frikort uppnått.
När ett frikort är uppnått går det att:
Hantera patientens personliga inställningar genom att klicka på knappen "Hantera Person".
Skriva ut frikort i PDF-format genom att klicka på knappen "Skriv ut Frikort".
Beställa fysiskt frikort* som skickas hem till patienten genom att klicka på knappen "Beställ nytt frikort".
Visa frikortets avgifter och detaljer genom att klicka på knappen "Visa avgifter".
Registrera patientavgift genom att klicka på knappen "Lägg till avgift".
Om frikortet är utfärdat direkt är det möjligt att:
Rätta frikort genom att klicka på knappen "Ändra frikort".
* Om knappen "Beställ nytt frikort" inte visas så hanterar inte vårdhuvudmannen fysiska utskick av frikort via brev/post.
Frikort utgånget
Perioden för frikortet har gått ut och det är inte längre aktuellt. Utgångna frikort finns kvar för att kunna visa att frikorten har passerat giltighetstiden samt för att kunna visa historik.
4.1.3 Se historik
För att visa historiska frikort måste man:
Söka frikort/Se historik. Om det finns ett eller flera utgångna frikort, d.v.s. frikort som tidigare varit uppnådda och där sista giltighetsdag har passerats, så kommer dessa visas i rutan "Historik" till höger i arbetsfältet.
Klicka på den blå knappen med datumen nedanför "Historik". Då visas Visa avgifter för det historiska frikortet.
Om historik saknas för personidentiteten så visas ingenting till höger.
4.2 Visa avgifter/Hämta detaljer
I arbetsfältet "Visa avgifter" visas all information om ett frikort samt frikortets alla registrerade avgifter. För att öppna "Visa avgifter" söker man först fram frikortet i arbetsfältet "Sök frikort". Därefter klickar man på knappen "Visa avgifter", varpå arbetsfältet nedan visas:
I detta arbetsfält går det att:
Gå tillbaka till tidigare arbetsfält genom att klicka på knappen "Tillbaka".
Skriva ut avgifter i PDF-format genom att klicka på knappen "Skriv ut Avgifter".
Beställa fysiskt frikort (*) genom att klicka på knappen "Beställ nytt frikort".
Radera frikort genom att klicka på knappen "Radera frikort".
Ändra patientens samtycke till att visa registrerade avgifter för andra vårdgivare genom att klicka på knappen "Ändra samtycke".
Registrera frikort genom att klicka på knappen "Skapa frikort".
Registrera patientavgift genom att klicka på knappen "Registrera avgift".
Rätta avgift genom att klicka på ikonen
på raden för aktuell avgift.
Ta bort avgift genom att klicka på ikonen
på raden för aktuell avgift.
Visa/dölja ändrade avgifter genom att kryssa i/ur kryssrutan "Visa ändrade avgifter".
Visa/dölja inaktuella avgifter genom att kryssa i/ur kryssrutan "Visa inaktuella avgifter".
(*) Klickar man på "Beställ nytt frikort" så skickas ett nytt fysiskt frikort ut till patienten. Observera att om denna knapp inte visas så hanterar inte vårdhuvudmannen fysiska utskick av frikort via brev/post.
Övrigt
Genom att klicka på avgifter i tabellen visas ytterligare information. Det går även att klicka på borttagna och ändrade avgifter.
4.3 Registrera patientavgift
För att registrera en patientavgift måste man först söka fram frikortet i arbetsfältet "Sök frikort" och, om man vill, öppna arbetsfältet "Visa avgifter". I dessa två arbetsfält finns knappen "Lägg till avgift". Klickar man på "Lägg till avgift" så visas arbetsfältet nedan:
I detta arbetsfält går det att:
Fylla i avgiften som ska registreras i fältet "Avgift" (obligatoriskt).
Ange datum för besöket i fältet "Besöksdatum".
Gå tillbaka till tidigare arbetsfält genom att klicka på knappen "Avbryt".
Lägga till avgiften genom att klicka på knappen "Lägg till avgift".
Öppna/stänga fält för efterregistrering av avgifter genom att klicka på knappen för "Efterregistrera avgifter".
OBS! Efterregistreringar behöver endast utföras på avgifter/besök som kommer från andra vårdgivare som har vårdavtal med regionen.
För att registrera en avgift fyller man i beloppet för avgiften i det obligatoriska fältet "Avgift", anger eventuellt datum samt klickar på knappen "Spara". Notera att:
Avgiften kan inte vara 0 eller negativ.
Anger man ett belopp som medför att frikortet överskrider högkostnadsgränsen så kommer en varning att visas och man måste bekräfta beloppet innan avgiften kan sparas.
Om besöksdatumet lämnas tomt kommer dagens datum att användas.
För att ange datum kan man antingen klicka i fältet och välja datum i den kalender som öppnas, eller skriva in datumet manuellt på formatet ÅÅMMDD eller ÅÅÅÅ-MM-DD.
Om patienten vill ändra samtycket till att visa registrerade avgifter för andra vårdgivare än den aktuella så klickar man på knappen "Ändra samtycke". Då öppnas en dialogruta där man bekräftar ändringen.
4.3.1 Efterregistrering av patientavgift
Notera! Efterregistreringar behöver endast utföras på avgifter/besök som kommer från andra vårdgivare som har vårdavtal med regionen.
Huvudsyftet med "efterregistrera avgifter" är att registrera avgifter för andra vårdgivare. D.v.s. när patienten har med sig kvitton eller när privata vårdgivare som inte är anslutna till eFrikort ringer in och vill få sina avgifter registrerade. Därför finns det möjlighet att öppna flera fält där avgifter kan registreras genom att klicka i rutan "Efterregistrera avgifter". Då utökas arbetsfältet enligt:
I detta arbetsfält går det att:
Fylla i namn/HSA-id för att kunna söka på vårdgivare/vårdenheter.
Söka fram Vårdgivare/vårdenheter
Fylla i avgifter som ska registreras i fälten "Avgift" (obligatoriskt).
Fylla i datum* för besöken i fälten "Datum" (obligatoriskt och avser de datum då patienten utförde sina besök).
Fylla i vårdgivare som besöken ägde rum hos i fälten "Vårdgivare" (obligatoriskt).
Fylla i vårdenhet som besöken ägde rum hos i fälten "Vårdenhet" (obligatoriskt).
Gå tillbaka till tidigare arbetsfält genom att klicka på knappen "Avbryt".
Publik information