/
Användarhandbok eFrikort 3.1

Användarhandbok eFrikort 3.1

Jan 31, 2024

Publik Information

Informationen på denna sida är publik.

 

1. Inledning

Välkommen till användarhandboken för dig som är ny användare av tjänsten eFrikort!

eFrikort är ett nationellt system som underlättar administrering kring högkostnadsskydd och frikortshantering. eFrikort lagrar information om patienters debiteringar och avgör om de har uppnått frikort eller ej.

Denna guide kommer att visa webbgränssnittets viktigaste funktioner samt hur de kan användas. Guiden förutsätter att du redan har både tillgång till och tillåtelse att logga in i tjänsten.

 

Denna guide är avsedd för dig som arbetar inom någon av följande regioner:

  • Region Stockholm
  • Region Gotland
  • Region Jämtland Härjedalen
  • Region Västmanland
  • Region Dalarna
  • Region Sörmland
  • Region Kronoberg
  • Region Östergötland
  • Region Uppsala
  • Västra Götalandsregionen
  • Region Halland
  • Region Norrbotten
  • Region Jönköping
  • Region Västernorrland
  • Region Skåne
  • Region Västerbotten
  • Region Gävleborg
  • Region Blekinge
  • Region Örebro

(Regioner markerade med orange färg är planerade att anslutas till produktionsmiljön)


2. Komma igång med eFrikort

För att få tillgång till eFrikort så måste du ha ett SITHS-kort med rätt behörigheter. För att kunna använda SITHS-kortet på datorn så behövs en kortläsare, antingen inbyggd i själva datorn eller en extern kortläsare som man kan ansluta till datorn.
Man behöver även ha programvara installerad på datorn för att kunna använda sitt SITHS-kort till att logga in i system och tjänster. Programmet heter Net iD och går att få tag på via Svensk e-identitet, om du inte har fått andra instruktioner.

 

2.1 Logga in i eFrikorts webbgränssnitt

När du har tillgång till ditt SITHS-kort, och det praktiska är ordnat för att kunna använda det, så går det att logga in i eFrikorts webbgränssnitt med följande steg.

Observera att i exemplet nedan så används webbläsaren Edge Chromium. Gränssnittet för val av certifikat skiljer sig en del mellan webbläsare men tillvägagångssättet är detsamma.

  • Ange denna adress i webbläsarens adressfält: https://efrikort.cgi.se.

  • Du kommer till eFrikort och får nu välja vilket "SITHS Certifikat" som ska användas för inlogg. Välj och tryck på "OK".


    Figur: Val av certifikat.

  • En ruta för pinkod till kortet visas. Ange och tryck på "OK".


    Figur: Pinkod för SITHS-kort.

  • Om du har fler än ett medarbetaruppdrag så kommer du nu få välja vilket som ska användas.


    Figur: Välj medarbetaruppdrag visar en lista med valbara medarbetaruppdrag.

  • Du är nu inloggad i webbgränssnittet.

 

Som användare av eFrikort kan du ha systemroll "EFK;BegränsadAnvändare", EFK;Användare", "EFK;Administratör" eller "EFK;Superanvändare" i HSA-katalogen. Beroende på vilken systemroll du har så har du behörighet att utföra olika funktioner i eFrikort.

 

Som begränsad användare kan du :


Som vanlig användare kan du:

Som administratör kan du göra allt som en vanlig användare kan göra och dessutom:

Som superanvändare kan du göra allt som en administratör och vanlig användare kan göra och dessutom:

 

2.2 Ordlista

Ord

Förklaring

Ord

Förklaring

Frikortstyp

Frikortstyp anger vilken typ av frikort det gäller, till exempel Sjukresor, Tekniska hjälpmedel eller Öppen sjukvård.

Vårdhuvudman

Vårdhuvudman är oftast den region (f.d. landsting) som ansvarar för respektive vårdgivare, till exempel Region Stockholm, Region Norrbotten, Region Östergötland o.s.v.

Frikort

Ett frikort tillhör en eller flera personidentiteter och håller reda på personens alla avgifter som registrerats på det aktuella frikortet. Frikortet skapas antingen när en avgift registreras eller när ett Preliminärt/Uppnått frikort registreras.

Ett frikort kan ha olika status, Ej uppnått, Preliminärt, Uppnått/Slutgiltigt och Utgånget.

OBS! Preliminära frikort

Alla regioner använder inte preliminär frikortsstatus, men eftersom det är en gemensam miljö så kan preliminär frikortsstatus visas om man söker på en patient som har fått ett utfärdat frikort hos annan region.

Arbetar man inom regionerna nedan och utfärdar ett frikort så kommer det bli slutgiltigt direkt istället för att bli preliminärt:

  • Region Västmanland

  • Region Norrbotten

 

3. Webbgränssnittets uppbyggnad

Gränssnittet består av tre delar:

  1. Utrymme för vyer och meddelanden beroende på funktionsval (Arbetsfältet).

  2. Meny för olika funktionsval (Menyfältet).

  3. Användaruppgifter och vald vårdhuvudman.

Figur: Webbgränssnittets uppbyggnad; (1) visar Arbetsfältet, (2) visar Menyfältet och (3) visar inloggningsuppgifter och aktuell vårdhuvudman.


I Arbetsfältet (1) kan du fylla i olika fält och göra olika val för att nyttja de tillgängliga funktionerna i eFrikort.

I Menyfältet (2) kan du välja vad som ska visas i Arbetsfältet (1), genom att klicka på de olika rubrikerna och underrubrikerna. Observera att innehållet i Menyfältet (2) skiljer sig åt beroende på om du är inloggad som användare, administratör eller superanvändare.

Längst upp till höger (3) i bilden ovan presenteras dina användaruppgifter samt vilken vårdhuvudman du arbetar för.

 

3.1 Meddelanden

Felmeddelanden, varningar och informativa meddelanden visas alltid högst upp i Arbetsfältet.

Felmeddelanden

Felmeddelanden visas som text mot röd bakgrund när ett fel har inträffat. Meddelandet förklarar vad som gått fel och felet måste rättas till innan det går att fortsätta. Röd stjärna (

) efter ett fält betyder att det är obligatoriskt att fylla i fältet, och om inte detta fylls i kommer systemet att svara med ett felmeddelande. 

Figur: Felmeddelande; i detta fall har fälten "Giltigt till" och "Frikortsnummer" angetts felaktigt.

Varningsmeddelanden

Varningsmeddelanden visas som text mot gul bakgrund och varnar användaren för att något utöver vanliga scenarion har inträffat. 

Figur: Varningsmeddelande; i detta fall har en registrering resulterat i att patienten har debiterats 50 kr för mycket. Högkostnadstaket i detta exempel är 1150 kr.

Informativa meddelanden

Informativa meddelanden visas som text mot blå bakgrund och förklarar händelseförloppet.

Figur: Informativt meddelande; i detta fall har en registrering av avgift utförts.

 

3.2 Övrigt

För att snabba upp hantering i eFrikort kan man använda sig av kortkommandot "Ctrl+Enter" för att trycka på "Spara", "Sök" och "Ja" knappar istället för att använda musen. Det går även att avbryta eller backa genom att trycka "Ctrl+Space".

 

4. Användare

Nedan visas alla funktioner som en vanlig användare (samt administratörer och superanvändare) har tillgång till. I kapitlet förekommer listor över åtgärder som kan utföras i Arbetsfältet vid olika scenarier, och namnet på knapparna anges då understrukna innanför citationstecken (t. ex. "Visa avgifter").

4.1 Söka frikort/Se historik

Att Söka frikort/Se historik innebär att en sökning på en personidentitet samt frikortstyp utförs. Om personen har ett aktuellt eller historiska frikort så visas detta i Arbetsfältet.

4.1.2 Söka frikort

För att söka på frikort klickar man på "Sök frikort" under Frikortshantering i menyfältet. Då visas arbetsfältet nedan:

Figur: Sök frikort visar de komponenter som ska fyllas i när man söker på frikort.


I detta arbetsfält går det att:

  • Fylla i personidentitet i form av personnummer, samordningsnummer eller reservnummer.

  • Välja frikortstyp som ska sökas efter (i dagsläget är endast frikortstyp Öppen sjukvård aktiverad för samtliga regioner).

  • Söka fram frikort genom att klicka på knappen "Sök".


När sökningen har utförts kan följande fall inträffa:

OBS!

  • Sökningen gav ingen träff och uppgifter saknas för patienten. Det är då möjligt att:

  • Sökningen gav träff, d.v.s. ett frikort hittades för personidentiteten, och frikortet med tillhörande frikortsinformation visas i Arbetsfältet.

Beroende på vilken status frikortet har så kan dessa informationsfält visas på frikortet:

4.2.2 Status på frikort

Det finns fyra olika typer av status på frikortet: Frikort ej uppnått, Frikort preliminärt, Frikort uppnått och Frikort utgånget. Nedan följer beskrivningar av dessa:

Frikort ej uppnått

Frikortet finns registrerat men har inte uppnått gränsen för högkostnadsbeloppet inom perioden.



Figur: Frikort ej uppnått.


När ett frikort är ej uppnått går det att:

Frikort preliminärt

Frikortet har uppnått gränsen för högkostnadsbeloppet inom perioden men är ännu inte slutgiltigt. Efter en viss (förinställd) tid i status preliminärt övergår frikortet till att bli slutgiltigt. Anledningen till att frikortet får preliminär status är att användare/administratörer då får möjlighet att hitta och rätta till felaktig information på frikorten innan de blir slutgiltiga och exporterade till patienter/personer. Observera dock att inte alla vårdhuvudmän använder sig av preliminär status.



Figur: Frikort preliminärt.


När ett frikort är preliminärt går det att:


Om frikortet är utfärdat direkt är det möjligt att:

Frikort uppnått

Frikortet har uppnått gränsen för högkostnadsbeloppet inom perioden samt övergått från preliminär status till slutgiltig.



Figur: Frikort uppnått.


När ett frikort är uppnått går det att:


Om frikortet är utfärdat direkt är det möjligt att:


* Om knappen "Beställ nytt frikort" inte visas så hanterar inte vårdhuvudmannen fysiska utskick av frikort via brev/post.

Frikort utgånget

Perioden för frikortet har gått ut och det är inte längre aktuellt. Utgångna frikort finns kvar för att kunna visa att frikorten har passerat giltighetstiden samt för att kunna visa historik.

4.1.3 Se historik

För att visa historiska frikort måste man: 

  • Söka frikort/Se historik. Om det finns ett eller flera utgångna frikort, d.v.s. frikort som tidigare varit uppnådda och där sista giltighetsdag har passerats, så kommer dessa visas i rutan "Historik" till höger i arbetsfältet. 

  • Klicka på den gröna pilen (

    ) i rutan "Historik". Då visas Visa avgifter/Hämta detaljer för det historiska frikortet.

Figur: Historik; om det finns historiska frikort för en personidentitet visas information i rutan Historik till höger i Arbetsfältet.

Om historik saknas för personidentiteten så visas texten "Ingen historik" i rutan Historik.

 

4.2 Visa avgifter/Hämta detaljer

I arbetsfältet "Visa avgifter" visas all information om ett frikort samt frikortets alla registrerade avgifter. För att öppna "Visa avgifter" söker man först fram frikortet i arbetsfältet "Sök frikort". Därefter klickar man på knappen "Visa avgifter", varpå arbetsfältet nedan visas:

Figur: Visa avgifter; här visas information om frikort samt alla avgifter och historik som finns registrerade på frikortet.


I detta arbetsfält går det att:

  • Gå tillbaka till tidigare arbetsfält genom att klicka på knappen "Tillbaka".

  • Ändra patientens samtycke till att visa registrerade avgifter för andra vårdgivare genom att klicka på knappen "Ändring av samtycke".

  • Skriva ut en sammanställning över avgifterna i PDF-format genom att klicka på knappen "Skriv ut".

  • Beställa fysiskt frikort (*) genom att klicka på knappen "Beställ nytt frikort".

  • Radera frikort genom att klicka på knappen "Radera frikort".

  • Registrera frikort genom att klicka på knappen "Skapa frikort".

  • Registrera patientavgift genom att klicka på knappen "Registrera avgift".

  • Rätta avgift genom att klicka på ikonen

    på raden för aktuell avgift.

  • Ta bort avgift genom att klicka på ikonen

    på raden för aktuell avgift.

  • Visa/dölja ändrade avgifter genom att kryssa i/ur kryssrutan "Visa ändrade avgifter".

  • Visa/dölja inaktuella avgifter genom att kryssa i/ur kryssrutan "Visa inaktuella avgifter".

(*) Klickar man på "Beställ nytt frikort" så skickas ett nytt fysiskt frikort ut till patienten. Observera att om denna knapp inte visas så hanterar inte vårdhuvudmannen fysiska utskick av frikort via brev/post.

Övrigt

Genom att klicka på avgifter i tabellen visas ytterligare information. Det går även att klicka på borttagna och ändrade avgifter.

 

4.3 Registrera patientavgift

För att registrera en patientavgift måste man först söka fram frikortet i arbetsfältet "Sök frikort" och, om man vill, öppna arbetsfältet "Visa avgifter". I dessa två arbetsfält finns knappen "Registrera avgift". Klickar man på "Registrera avgift" så visas arbetsfältet nedan:

Figur: Registrera avgift för en patient.


I detta arbetsfält går det att:

  • Fylla i avgiften som ska registreras i fältet "Avgift" (obligatoriskt).

  • Ange datum för besöket i fältet "Besöksdatum".

  • Gå tillbaka till tidigare arbetsfält genom att klicka på knappen "Tillbaka".

  • Rensa fält för belopp och besöksdatum genom att klicka på knappen "Rensa".

  • Ändra patientens samtycke till att visa registrerade avgifter för andra vårdgivare genom att klicka på knappen "Ändring av samtycke".

  • Spara en avgift genom att klicka på knappen "Spara".

  • Öppna/stänga fält för efterregistrering av avgifter genom att kryssa i/ur kryssrutan "Visa fält för efterregistrering av avgift".


För att registrera en avgift fyller man i beloppet för avgiften i det obligatoriska fältet "Avgift", anger eventuellt datum samt klickar på knappen "Spara". Notera att:

  • Avgiften kan inte vara 0 eller negativ.

  • Anger man ett belopp som medför att frikortet överskrider högkostnadsgränsen så kommer en varning att visas och man måste bekräfta beloppet innan avgiften kan sparas.

  • Om besöksdatumet lämnas tomt kommer dagens datum att användas.

  • För att ange datum kan man antingen klicka i fältet och välja datum i den kalender som öppnas, eller skriva in datumet manuellt på formatet ÅÅMMDD eller ÅÅÅÅ-MM-DD.


Om patienten vill ändra samtycket till att visa registrerade avgifter för andra vårdgivare än den aktuella så klickar man på knappen "Ändring av samtycke". Då öppnas en dialogruta där man bekräftar ändringen.

4.3.1 Efterregistrering av patientavgift

Vid efterregistrering av avgift, dvs när man registrerar avgiften i efterhand istället för i samband med besöket, brukar man ofta registrera flera avgifter/besök för en person vid ett och samma tillfälle. Därför finns det möjlighet att öppna flera fält där avgifter kan registreras genom att kryssa i rutan "Visa fält för efterregistrering av avgift". Då utökas arbetsfältet enligt:

Figur: Efterregistrering; här kan flera av patientens avgifter registreras samtidigt.


I detta arbetsfält går det att:

  • Fylla i avgifter som ska registreras i fälten "Avgift" (obligatoriskt).

  • Fylla i datum* för besöken i fälten "Besöksdatum" (obligatoriskt och avser de datum då patienten utförde sina besök).

  • Fylla i vårdgivare som besöken ägde rum hos i fälten "Vårdgivare" (obligatoriskt).

  • Fylla i vårdenhet som besöken ägde rum hos i fälten "Vårdenhet".

  • Gå tillbaka till tidigare arbetsfält genom att klicka på knappen "Tillbaka".

  • Rensa fält för belopp, besöksdatum, vårdgivare och vårdenhet genom att klicka på knappen "Rensa".

  • Ändra patientens samtycke till att visa registrerade avgifter för andra vårdgivare genom att klicka på knappen "Ändring av samtycke".

  • Spara avgifter genom att klicka på knappen "Spara".

  • Öppna/stänga fält för efterregistrering av avgifter genom att klicka i/ur kryssrutan "Visa fält för efterregistrering av avgift".

* För att ange datum kan man antingen klicka i fältet och välja datum i den kalender som öppnas, eller skriva in datumet manuellt på formatet ÅÅMMDD eller ÅÅÅÅ-MM-DD.


Varje rad representerar ett besök och för varje besök är avgift, besöksdatum och vårdgivare obligatoriskt att fylla i utifrån information från kvitto/stämpelremsa. Även vårdenhet ska fyllas i om denna finns angiven på kvitto/stämpelremsa. Om inte vårdgivare eller vårdenhet går att avläsa på kvittot, fyller man i så bra som möjligt. Det finns inget krav på format på vårdgivare.

För att hoppa mellan fälten går det att trycka på Tab-tangenten på tangentbordet ( ↹ ) för att ta sig framåt eller SHIFT+Tab (⇧ + ↹) för att ta sig bakåt. Står markören i sista fältet på sista raden och man trycker på Tab-tangenten så påbörjas en ny rad automatiskt. För att skapa fler tomma rader så kan man även klicka på (

). Notera att man inte behöver fylla i alla rader, om en rad lämnas tom kommer den att ignoreras. Det går maximalt registrera 15 avgifter åt gången.


När besöken har fyllts i så klickar man på knappen "Spara". Då visas en ruta där man bekräftar de registrerade avgifterna:

Figur: Bekräftelse vid efterregistrering visar antal avgifter samt summan av alla avgifter som kommer att sparas på patientens frikort.


Efter man har bekräftat avgiften genom att klicka på knappen "Spara" i bekräftelserutan så kommer man till arbetsfältet för att Visa avgifter/Hämta detaljer och kan då se alla registrerade avgifter. 

 

4.4 Registrera frikort

Ibland finns det skäl för att utfärda ett uppnått frikort direkt för en patient som inte redan har ett giltigt frikort med status uppnått registrerat i systemet. För att göra det så måste man först Söka frikort/Se historik eller Visa avgifter/Hämta detaljer och sedan klicka på knappen "Skapa frikort". Då byts arbetsfältet till:

Figur: Registrera nytt frikort visas när ett uppnått frikort ska utfärdas.


I detta arbetsfält går det att:

  • Fylla i startdatum* för frikortet i fältet "Giltig från" (obligatoriskt).

  • Fylla i slutdatum* för frikortet i fältet "Giltig till" (obligatoriskt).

  • Ange skäl för att utfärda frikortet genom att kryssa i någon av kryssrutorna "Medicinska skäl"**  eller "Personen har frikort".

  • Fylla i frikortsnummer för det nya frikortet i fältet "Frikortsnummer" (obligatoriskt om frikortet skapas av anledningen att personen har frikort).

  • Gå tillbaka till tidigare arbetsfält genom att klicka på knappen "Tillbaka".

Publik information